Oggi voglio parlarvi di come ottimizzare un file excel attraverso l’utilizzo della funzione convalida. Oggi non vi spiegherò formule impossibili date dall’unione di più funzioni ma vi darò qualche consiglio su come impostare una tabella affinchè sia “scalabile”, ovvero in caso di necessità si possano estrarre i dati in maniera univoca.
Spesso infatti mi imbatto in file Excel creati in maniera casuale, ciò comporta che se volessimo creare anche solo una tabella aggregata come una pivot non ci riusciremmo perchè ad esempio abbiamo fatto errori banali come ad esempio l’inserimento di nome-cognome in una cella e cognome-nome in quella successiva, oppure situazione ancor più comune con errori di battitura.
Spesso infatti all’inizio abbiamo pochi dati nel nostro file excel e non ci passa per la mente l’idea che un domani potrebbe servirci aggregare i dati. Quando però poi c’è la necessità di ottimizzarlo sarà un lavoro biblico.
Ecco alcuni consigli per creare un file Excel che sia ottimizzato.
Creare Elenchi
La prima cosa da fare se vogliamo un database excel sano è quella di creare Elenchi attraverso la funzione CONVALIDA. Attraverso questa funzione andremo a standardizzare il nostro file, per farvi un’esempio ipotizziamo di avere una cella dove dobbiamo inserire i ruoli :Venditore, Amministrativo, Consulente,ecc.
Il primo problema che si potrebbe porre è che chi va ad inserire questo dato sbagli a digitare un tasto, questo errore farebbe si che nelle nostre statistiche il risultato sarebbe errato.
Vediamo un esempio di ciò di cui parlo:
Vediamo come l’inserimento manuale porta a confondere “a” da “à”, piuttosto che “vendite” da “vendite estero” eccetera. Ciò fa si che il nostro database sarà a “interpretazione dell’utente”.
Per ottimizzare questo Database possiamo utilizzare la funzione “Convalida”, in pratica creando il nostro elenco “inviteremo” l’utente a scegliere da un menù a discesa.
Per attivare il menù a discesa ci dobbiamo posizionare sulla cella B2 ed andare in Dati -> Convalida
Ci apparirà questa schermata da cui dobbiamo scegliere la voce Elenco
Quindi selezioniamo l’area che vogliamo usare come “menù a discesa”, nel mio caso le colonne da H2 a H4. questa operazione può essere svolta o selezionando l’area o scrivendola. Unica attenzione che bisogna porre è che se lo scrivo dovrò usare il valore $ per bloccare le celle.
Una volta scelto non ci resta che confermare premendo OK
La Cella B2 è quindi ora un menu a discesa a scelta obbligata dove i nostri utenti non potranno per “errore” scrivere quello che vogliamo. Notiamo però che il campo è già popolato, quindi copiando la formula nelle altre celle troveremo il valore predefinito.
Per questo motivo è consigliabile lasciare sempre la prima cella vuota per avere il campo vuoto.
