Dobbiamo sempre disporre di un’informativa privacy da fornire ai nostri clienti dove gli comunichiamo gli eventuali dati che trattiamo e le motivazioni per cui trattiamo i loro dati. Questo ad esempio potrebbe esser un Fac-Simile di Informativa Privacy compliance con GDPR da consegnare ai vostri clienti . Ovviamente il documento deve essere adattato alla vostra realtà previo un’analisi dettagliata della vostra struttura e dei dati che trattate.

Non esiste infatti un’informativa unica per tutte le realtà ma ogni realtà ha modalità di trattamento e gestione dei dati diversa.

FAC-SIMILE: INFORMATIVA CLIENTI E POTENZIALI CLIENTI

OGGETTO: Informativa ai sensi e per gli effetti degli artt. 13 e 14 del GDPR UE 2016/679 relativi alla tutela del trattamento dei dati personali.

Gent.mo Cliente,

La scrivente La informa sul trattamento dei Suoi dati personali, ai sensi del Regolamento UE 2016/679 sulla protezione dei dati (GDPR, General Data Protection Regulation), trattamento effettuato per attivare e gestire il rapporto contrattuale con Lei instaurato

Finalità e base giuridica del trattamento
La raccolta ed il trattamento dei dati personali sono effettuati per le seguenti finalità:
1) Invio preventivi;
2) Esecuzione contratto di vendita e gestione cliente;
3) Adempimenti obbligatori per legge, anche in campo contabile e fiscale;
4) Gestione del contenzioso;
5) Invio di e-mail, posta, sms, contatti telefonici per comunicazioni commerciali e/o promozionali su prodotti o servizi offerti dal Titolare;
6) Invio di e-mail, posta, sms, contatti telefonici per rilevazione del grado di soddisfazione sulla qualità dei prodotti e servizi;
7) Analisi delle abitudini ai consumi per soddisfare esigenze dei clienti e migliorare i servizi di vendita;
8) diffusione di foto su sito aziendale e sui social networks.
9) Erogazione finanziamenti e/o coperture assicurative da parte di società terze.
Come indicato dal GDPR, il trattamento per le finalità di cui ai punti 1), 2) e 9) è “necessario all’esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte o all’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso”;
Il trattamento per le finalità di cui al punto 3) è “necessario per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il titolare del trattamento”;
Il trattamento per le finalità di cui al punto 4) è “necessario per il perseguimento del legittimo interesse del titolare del trattamento o di terzi”.
Il trattamento per le finalità di cui ai punti 5), 6), 7) e 8) si basa sul suo consenso liberamente prestato e revocabile in qualsiasi momento.
Nel corso della pratica di immatricolazione del veicolo, il Titolare potrà acquisire suoi dati particolari (accertamenti commissione medica ex L. 102/2009).

Modalità di trattamento

Il trattamento dei dati per le finalità esposte ha luogo con modalità sia automatizzate, su supporto elettronico o magnetico, sia non automatizzate, su supporto cartaceo, nel rispetto delle regole di riservatezza e di sicurezza previste dalla legge, dai regolamenti conseguenti e da disposizioni interne.

Natura obbligatoria o facoltativa del conferimento dei dati e conseguenze di un eventuale rifiuto al conferimento
Il conferimento dei dati è obbligatorio per le finalità di cui ai punti 1), 2), 3), 4) e 9) e pertanto l’eventuale rifiuto a fornirli in tutto o in parte può dar luogo all’impossibilità per la Scrivente di dare esecuzione al contratto o alla richiesta di preventivo e di svolgere correttamente tutti gli adempimenti connessi.
Il conferimento dei dati per la finalità di cui ai punti 5), 6), 7), 8) è per contro facoltativo non avendo il suo eventuale rifiuto a fornirli altra conseguenza se non quella dell’impossibilità per il Titolare di eseguire i relativi servizi.

Comunicazione dei dati

Ferme restando le comunicazioni eseguite in adempimento di obblighi di legge e contrattuali, tutti i dati raccolti ed elaborati potranno essere comunicati esclusivamente per le finalità sopra specificate a:

Banche e istituti di credito,
Agenzia Entrate.

Inoltre, nella gestione dei suoi dati possono venire a conoscenza degli stessi le seguenti categorie di incaricati e/o responsabili esterni individuati per iscritto ed ai quali sono state date specifiche istruzioni scritte:

Amministrazione, addetta all’amministrazione e all’ufficio del personale, addetti alle vendite, addetto ai servizi generali, addetti al backoffice commerciale, backoffice officina, addetti al magazzino, preparatori, responsabile marketing, responsabili commerciali, amministratori;
Amministratore di sistema;
Consulenti e liberi professionisti tra cui avvocati e commercialisti, Società di servizi per la gestione fiscale, e loro dipendenti e collaboratori, in qualità di incaricati o responsabili esterni;
Softwarehouse;
RSPP;

I suoi dati potranno inoltre essere comunicati ad altre società del gruppo (elencare eventuali società).

Diffusione

Nessun dato sarà diffuso. (elencare eventuali canali di diffuzione)

Trasferimento dei dati all’estero

I suoi dati potranno essere trasferiti, limitatamente alle finalità sopra riportate e per l’uso dei socialnetworks, nei seguenti Stati:
– USA, coperto dalle garanzie del Privacy Shield.

Tempi di conservazione dei dati

Per i trattamenti relativi alle finalità di cui al punto 1), 1 anno.

Elencare tutte le tempistiche di conservazione.

Diritti dell’interessato

Lei ha diritto di chiedere al Titolare l’accesso ai Dati che la riguardano, la loro rettifica o la cancellazione, l’integrazione dei Dati incompleti, la limitazione del trattamento; di ricevere i Dati in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico; di revocare il consenso eventualmente prestato in qualsiasi momento ed opporsi in tutto od in parte, all’utilizzo dei Dati; di proporre reclamo all’Autorità, nonché di esercitare gli altri diritti a Lei riconosciuti dalla disciplina applicabile.
Tali diritti possono essere esercitati scrivendo a mezzo posta a: ###NOME SOCIETA’###, in Via ### indirizzo### oppure tramite posta elettronica al seguente indirizzo e-mail: ###NOME MAIL RIFERIMENTO###.
Resta inteso che, laddove la richiesta di accesso sia presentata mediante mezzi elettronici, le informazioni saranno fornite in un formato elettronico di uso comune.

Titolare e Responsabile del trattamento

Il titolare del trattamento, al quale Lei potrà rivolgersi per far valere i suoi diritti è ###NOME SOCIETA’###, con sede in ### INDIRIZZO ###; I sopra citati diritti potranno essere da Lei esercitati anche mediante l’invio di comunicazioni al seguente indirizzo di posta elettronica: privacy@locatelligroup.eu.
I dati potranno essere trattati da soggetti terzi.
L’elenco completo ed aggiornato dei Responsabili del trattamento è conoscibile a mera richiesta presso ###NOME SOCIETA’### o inviando una mail al seguente indirizzo di posta elettronica: ###MAIL PRIVACY###.

Per ricezione e presa visione

NOME E COGNOME___________________________________

DATA________________________________________________

FIRMA DELL’INTERESSATO___________________________

Formula di acquisizione del consenso dell’interessato

Il sottoscritto interessato, acquisite le informazioni fornite dal titolare del trattamento ai sensi degli artt. 13 e 14 del GDPR presta il suo consenso al trattamento dei propri dati personali per le finalità indicate nella suddetta informativa

1. SI…… NO …….. Invio di e-mail, posta, sms, contatti telefonici per comunicazioni commerciali e/o promozionali
2. SI…… NO …….. Invio di e-mail, posta, sms, contatti telefonici per rilevazione del grado di soddisfazione sulla qualità dei prodotti e servizi;
3. SI…… NO …….. Analisi delle abitudini ai consumi per soddisfare esigenze dei clienti e migliorare i servizi di vendita
4. SI…… NO …….. diffusione di foto su sito aziendale e sui social networks.

NOME E COGNOME___________________________________

DATA________________________________________________

FIRMA DELL’INTERESSATO___________________________

Note

Ulteriori informazioni per la redazione dell’informativa privacy sono consultabili sul sito del Garante: https://www.garanteprivacy.it/

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