Imparare a usare Excel

Spesso possiamo avere la necessità di importare file di testo (o similari) in Excel per rielaborare i nostri dati. Se il dato viene estratto da un Database avrà sicuramente una formattazione e quindi potrà esser facilmente importato nel nostro file excel. Tipi di formattazione Prima ancora di partire con la spiegazione di come importare il file dobbiamo capire come è formattato il file di testo che noi andremo ad importare, abbiamo diverse opzioni: Dati separati da un carattere solitamente virgola o punto e virgolaDati separati da un TAB che separa le serie di informazioniFormattazione vincolata a una determinata lunghezza, ad esempio campo 1 compreso da 0 a 25 spazi Come importare il file di testo in EXCEL step by step Una volta individuato il formato del file che vogliamo importare lo step successivo è quello di aprire un file Excel vuoto quindi cliccare su Dati (1) e quindi cliccare “Da Testo” (2). Step1 – Importazione dati A questo punto dovremo scegliere il fi…

Spesso i dati in nostro possesso sono “grezzi” e abbiamo la necessità di rielaborare dati con Excel per fornire un report specifico. Excel rappresenta uno strumento utilissimo per rielaborare i dati e aggregarli anche se provenienti da ambienti esterni. Excel infatti oltre ad essere paragonabile ad un database “molto semplificato” permette di aggregare dati provenienti da altre fonti quali: estrazione MYSQL dal nostro gestionale, file formattati come testo,ecco. La formattazione dei dati e delle colonne Spesso quando creiamo i nostri database non pensiamo al fatto che un domani potremmo avere necessità di rielaborare questi dati per ottenere una diversa vista e inseriamo i dati senza un principio logico. La mancanza di un principio logico rende i dati non accorpabili. Per aggregare e rielaborare i dati infatti la cosa più importante è che questi siano inseriti in maniera “intelligente”. La formattazione dei dati all’interno del nostro contenitore di dato deve essere…

Le tabelle pivot sono morte? Lunga vita a Power Query di Excel! Perché Excel è importante per te o la tua Azienda Excel è l’applicazione per fogli di calcolo più utilizzata al mondo. Come forse saprai si tratta di uno strumento ideale per l’analisi dei dati che può anche essere utilizzato anche per scrivere programmi semplici o creare grafici di base. Questo articolo si concentra su alcuni dei modi migliori per utilizzare Excel per la tua azienda. Questi suggerimenti ti aiuteranno a risparmiare tempo, ottenere informazioni migliori sui tuoi dati e risparmiare denaro in analisi e consulenze. L’importanza delle tabelle Pivot su Excel I vantaggi dell’utilizzo di Excel sono evidenti quando si tratta di analisi dei dati ed in questo lo strumento “tabelle pivot” può certamente fare una grossa differenza. Le tabelle pivot sono un potente strumento per l’analisi dei dati. Vengono utilizzate per riepilogare, organizzare e gestire grandi quantità di dati in modo da poter …

La funzione annulla spazi è una delle funzioni più semplici ma anche più importanti presenti in Excel. Spesso infatti se un file excel è popolato con dati manuali inseriti anche da più persone e non vengono rispettati gli standard ci troviamo di fronte a un database “sporco”. L’errore di battitura e la fantasia umana (l’ultima che ho sentito: metto più spazi per poter leggere meglio) porteranno ad avere un database excel inutilizzabile. Per poterlo fare infatti sarebbe necessaria una bonifica. Un esempio di utilizzo e dell’importanza della funzione annulla spazi lo abbiamo se abbiamo necessità di lavorare con il cerca verticale, uno spazio può cambiare il risultato e non far quadrare i conti. Come funziona la funzione Annulla Spazi La funzione annulla spazi va a rimuovere gli spazi in eccesso in una cella. Per meglio capire il funzionamento guardiamo l’esempio sottostante. La lunghezza del nome Paolo Rossi presente nella colonna A varia perchè abbiamo degli spazi tra…

Excel è un programma potentissimo e dietro alle tradizionali funzioni come il cerca verticale esisto anche funzioni avanzate. Spesso le funzioni avanzate di Excel ci servono per aggregare i dati in maniera più semplice e veloce rappresentando un’alternativa alle tabelle Pivot. Excel: Gestione Nomi Per trattare l’argomento funzioni avanzate di Excel oggi voglio partire della funzione Gestione Nomi di Excel. Questa funzione di permette di creare delle “matrici colonna” che potranno essere usate per le ricerche dinamiche raggruppando un insieme di dati tra loro. Poniamo di trovarci con la tabella excel sottostante e volere aggregare i dati. Esempio dati Excel La tabella di esempio è molto semplice, ma attraverso le funzioni che vi spiegherò a breve è possibile eseguire conteggi più elaborati. Per prima cosa utilizziamo una delle funzioni più misteriose del nostro Excel “Gestione Nomi” che serve per nominare un insieme di dati. Nel mio caso la utilizzo per “raggruppare” l…

Spesso lavorando con le formule di Excel possiamo avere la necessità di ottenere un numero intero (ovvero senza valori dopo la virgola) . Ipotizziamo ad esempio di lavorare sui dati di ingresso in una piscina e di trovare una vendita media che è un numero con la virgola, ad esempio 3,4. Visto che non è possibile avere 3,4 persone, la soluzione semplice è quella di utilizzare una funzione. Funzione Int() La prima funzione Excel che ci viene in aiuto è la int(). La funzione int arrotonda il valore selezionato all’intero più vicino per difetto. Ovvero sia che noi abbiamo 3,4 che 3,7 lui lo arrotonderà a 3. Funzione arrotonda() A differenza della funzione int(), la funzione arrotonda nelle sue declinazioni può arrotondare un numero per difetto o per eccesso. Vediamo i 2 esempi che vi ho citato, partiamo da arrotonda per difetto, ovvero si avvicina al valore più vicino verso il basso. =+ARROTONDA.DIFETTO.MAT(VALORE;PESO) La prima formula arrotonda per dif…

Può capitare di aver la necessità di sapere quante volte una stringa si ripete all’interno di una colonna, per questo abbiamo necessità di sfruttare una funzione. Se siamo stati bravi nel realizzare il nostro file Excel ed abbiamo inserito i dati correttamente ci basterà utilizzare la funzione conta.più.se. Esempio funzione conta.più.se Per capire come funziona la funzione conta.più.se utilizziamo un esempio semplice, ipotizziamo di avere una colonna dove abbiamo inserito i generi “uomo/donna” e di voler sapere quante volte si ripeta la sequenza “uomo”. La funzione conta.più.se che andremo ad utilizzare è la seguente: =+CONTA.PIÙ.SE(A2:A5;”UOMO”) andiamo a scomporla: A2:A5 rappresenta l’area in cui vogliamo utilizzare la funzione”UOMO” rappresenta il criterio che se verificato aggiungerà per ogni volta un +1 Nel nostro caso il risultato sarà 3 Possibili usi della funzione conta.più.se Ovviamente la prima critica che potrebbe essere mossa è perchè no…

In excel esistono funzioni poco utilizzate come il “ricerca” che ci possono semplificare la vita ed aiutare a riordinare il nostro file. A volte possiamo avere la necessità di ricercare un valore all’interno di una stringa, per fare ciò possiamo utilizzare la funzione ricerca. La funzione ricerca è in grado di restituirci la posizione in cui si trova un determinato carattere. Partiamo ad esempio da una funzione molto semplice che vada a ricercare il carattere “-” all’interno di una stringa. Il risultato che ci verrà fornito è la posizione 5 all’interno della stringa. Come possiamo utilizzare la funzione ricerca La funzione ricerca di solito è utilizzata in funzioni più complesse. Ad esempio immaginiamo di avere un file Excel caratterizzato da stringhe divise da una “-” e vogliamo estrarne la seconda parte con lunghezza variabile attraverso la funzione stringa.estrai. =+STRINGA.ESTRAI(A1;RICERCA(“-“;A1)+1;LUNGHEZZA(A1)-RICERCA(“-“;A1)) Andiamo ad an…

La funzione stringa estrai di Excel ci permette di estrarre da una stringa di caratteri e numeri in un range delimitato. Per capire come funziona e cosa ci restituirà la funzione stringa estrai è più facile partire da un esempio pratico piuttosto che mettersi ad analizzare la funzione come ce la propone Excel. Ipotizziamo che la nostra necessità sia di estrarre dalla stringa “Monza20900” la parte numerica. La funzione stringa.estrai per fornirci il risultato richiesto ha la necessità di avere il punto iniziale e finale della nostra stringa, quindi avremo: Posizione Iniziale: 6 Numero di Caratteri: 5 La nostra funzione dovrà essere: stringa.estrai(A1;6;5) Esempio pratico di Funzione Stringa Estrai con Codice Fiscale Se il primo esempio è molto teorico, un uso che potrebbe tornarci utile è quello di estrarre anno – mese – giorno dal codice fiscale con la funzione Stringa estrai. Partiamo da un codice fiscale casuale: DMCGBC79A29Z800M Sappiamo che l’…

Come usare il cerca verticale per le nostre ricerche.…

Oggi voglio parlarvi di come ottimizzare un file excel attraverso l’utilizzo della funzione convalida. Oggi non vi spiegherò formule impossibili date dall’unione di più funzioni ma vi darò qualche consiglio su come impostare una tabella affinchè sia “scalabile”, ovvero in caso di necessità si possano estrarre i dati in maniera univoca. Spesso infatti mi imbatto in file Excel creati in maniera casuale, ciò comporta che se volessimo creare anche solo una tabella aggregata come una pivot non ci riusciremmo perchè ad esempio abbiamo fatto errori banali come ad esempio l’inserimento di nome-cognome in una cella e cognome-nome in quella successiva, oppure situazione ancor più comune con errori di battitura.  Spesso infatti all’inizio abbiamo pochi dati nel nostro file excel e non ci passa per la mente l’idea che un domani potrebbe servirci aggregare i dati. Quando però poi c’è la necessità di ottimizzarlo sarà un lavoro biblico. Ecco alcuni consigli per creare un file Excel che sia ottimi…

Quante volte abbiamo la necessità di trovare valori duplicati in una tabella Excel, per fortuna ci viene in aiuta una semplice funzione di Excel la formattazione condizionale che ci permette di individuare i valori duplicati. Spesso infatti se ci troviamo di fronte ad una serie di dati importante e vogliamo capire se ci sono dei duplicati la soluzione più semplice è quella di evidenziare i dati attraverso la funzione: Formattazione Condizionale per trovare i valori duplicati. In base a una regola da impostata va a  “colorare” le celle che corrispondono a quella cella. Come funziona la formattazione condizionale Con la formattazione condizionale selezionando una o più celle possiamo andare a formattare per mettere in risalto i dati di nostro interesse o eventuali errori. Possiamo ad esempio trovare i valori duplicati ma anche trovare ad esempio quando una condizione è rispettata come ad esempio trovare tutte le celle con valori maggiori di zero. Trovare i valori duplicati La funzio…

Oggi voglio parlarvi di come formattare il testo in EXCEL. Se è vero che noi utilizzatori Excel siamo per l’essenziale spesso se prendiamo dati da un database è il caso di formattare il testo in Excel con le funzioni che ci mette a disposizione. Infatti spesso potremmo trovarci di fronte a estrazioni dove il testo è considerato tutto in caratteri minuscoli, o peggio ancora l’utente che ha inserito i dati non ha rispettato una formattazione standard. Per questo motivo dobbiamo ricorrere all’utilizzo di funzioni Excel che ci permettano di formattare correttamente il testo.Vi presento le due che fanno al caso vostro. Mettere in maiuscolo il carattere iniziale La prima formula che voglio presentarVi è Maiusc.iniz che vi riporta in maiuscolo il primo carattere. Serve maggiormente se abbiamo nomi e cognomi, ma può servire anche per rendere meno pesante un testo tutto in maiuscolo. La funzione è veramente banale ma può tornarti utile se devi presentare questi dati e vuoi dargli un’aspetto…

Quante volte abbiamo avuto la necessità di eseguire un check di verifica su più colonne Excel? La soluzione più semplice è utilizzare le funzioni logiche di Excel, ovvero End e Or. Queste due funzioni logiche sono utili per eseguire controlli Vero/Falso sulle formule. Per prima cosa andiamo a capire cosa significano le funzioni End e Or di Excel. Cosa fa la funzione End di Excel Se avete fatto informatica saprete che la funzione End restituirà il valore vero se e solo se tutte le condizioni sono verificate. Andiamo a vedere come funziona. Ipotizziamo di avere questa tabella:           La formula nella cella C2 va a eseguire una verificare sulle celle A2 e B2 per verificare che contengano il valore maggiore di 10. Come possiamo vedere nell’esempio la formula restituisce il valore VERO solo quando entrambe le condizioni sono verificare. La struttura della formula sarà: =E(A2>10;B2>10) Dove ogni verifica è divisa dal punto e virgola Al di là di…

Oggi voglio parlarVi di come estrarre un valore da una stringa excel attraverso la funzione destra e sinistra. A volte potremmo avere necessità di estrarre un valora da una stringa e la solzione semplice è la funzione destra e sinistra. Ad esempio ci potrebbe servire per trovare il valore univocoper la nostra formula principe “Cerca Verticale” che ci aiuterà a creare il valore univoco da cui attivare le nostre ricerche. Esempio pratico Funzione Destra La funzione Destra altro non fà che restituirci il valore di una stringa partendo da destra e prendendo tanti caratteri quanti da noi specificato. Ipotizziamo ad esempio di avere una stringa legata a un numero come ad esempio 20241_Rossi e volessimo eliminare la parte numerica iniziale. Per fare ciò ci basterà utilizzare questa formula: =DESTRA(A2;5) Dove i valori presenti nella formula indicano: A2 : la cella che vogliamo elaborare 5 : il numero di caratteri che voglio ottenere Esempio pratico Funzione Sinistra La funzio…

Spesso lavorando sui nostri file excel abbiamo la necessità di unire due stringhe siano essere caratteri, numeri, ecc. la soluzione più semplice che ci offre excel è la formula “Concatena”. Con questa funzione di Excel infatti è possibile unire più stringhe di testo o numeri per creare un’unica stringa attraverso la funzione Concatena. L’esempio che tutti fanno è quello di utilizzare il concatena per unire nome e cognome. Cos’è il Concatena La funzione concatena è una delle più semplici di Excel, essa infatti prende due più valori e li unisce tra loro per formare una nuova stringa. Esempio Pratico Concatena – Unire Testo Immaginiamo di avere due celle dove nella cella A2 siano presenti i nomi e nella cella b2 siano presenti i cognomi e abbiamo necessità di unirli per utilizzarli in un’altra funzione come ad esempio il “Cerca Verticale”. La formula da utilizzare sarà:  =+CONCATENA(A2;” “;B2) Analizziamo ora i 3 punti della formula separati dal punto e virgola: A2 : rapprese…